Amigos del Club del Lenguaje No Verbal, esta semana presentamos el artículo “Preparing to face the media in times of crisis: Training spokespersons’ verbal and nonverbal cues” de De Waele, A.; Claeys, A. M. y Opgenhaffen, M. (2019), en el que se analizan las recomendaciones sobre comunicación verbal y no verbal en tiempos de crisis cuando se hace frente a los medios de comunicación.

Cuando una crisis golpea, los portavoces se convierten tanto en el rostro como en la voz de una organización. Entonces, ¿cómo pueden entrenarse estos portavoces para enfrentarse a los medios de comunicación?

Las pautas basadas en pruebas con respecto a la comunicación de crisis son limitadas. No obstante, los académicos de la comunicación de crisis recomiendan que los portavoces se capaciten y preparen para enfrentarse a los medios. De hecho, es una práctica habitual en muchas empresas. Sin embargo, queda la cuestión de qué aspectos se tratan en esta formación y qué recomendaciones se ofrecen, pues los enfoques son muy variados.

En tiempos de crisis, las organizaciones a menudo reaccionan a través de conferencias de prensa, entrevistas por radio o televisión, o videos corporativos. En ellos, un portavoz de la organización se dirige al público. Luego la audiencia forma una opinión sobre la crisis y la organización basándose en lo que dice el portavoz y cómo transmite el mensaje. En este sentido, siempre es más recomendable abordar la crisis rápidamente, en lugar de esperar a que otro lo haga o esta se pase.

La formación en medios se considera fundamental para preparar a un portavoz y una parte importante de la preparación para una crisis. Esta se enfoca en cómo un portavoz debe transmitir un mensaje, tanto verbalmente como no verbalmente. Verbalmente, los libros suelen recomendar ser claros, mostrar empatía, no hacer declaraciones excesivamente tranquilizadoras y reconocer los puntos de incertidumbre cuando sea necesario.

Por otro lado, los signos no verbales en este contexto han empezado a estudiarse recientemente. En concreto, el impacto de los aspectos visuales de la comunicación ha adquirido más protagonismo. Esto incluiría la selección del propio portavoz (su género, apariencia…). Asimismo, sonreír debe evitarse cuando se disculpa y, en su lugar, se ha recomendado transmitir señales de poder como, por ejemplo, el contacto visual. En contraposición, deben evitarse señales engañosas como apartar la mirada o hacer gestos nerviosos.

Con respecto a los aspectos vocales, en los libros reciben poca atención. Algunos estudios indican que deben evitarse alteraciones del habla, pausas, hablar lentamente y un tono de voz agudo para ser percibidos como creíbles y dominantes.

¿Pero qué pautas dan los entrenadores expertos en la materia a los portavoces?

Para dar respuesta a esta cuestión, los autores realizaron 17 entrevistas en profundidad con preparadores belgas de portavoces organizativos y directores ejecutivos. Los preparadores tenían todos experiencia entrenando en comunicación de medios, así como con comunicación en momentos de crisis. 11 de los entrevistados eran hombres, mientras que el resto eran mujeres.

Así pues, los resultados fueron los siguientes. En el ámbito verbal, los preparadores recomiendan tener siempre definidos dos o tres mensajes clave que se quieren transmitir de antemano y ceñirse a ellos. Asimismo, recomiendan la “creación de puentes” como técnica para vincular una pregunta determinada con los mensajes clave que el portavoz quiere transmitir. Otra recomendación que dieron casi todos los formadores de medios es traducir esos mensajes clave en citas breves y claras

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Igualmente, se recomienda a los portavoces que hagan su información vívida, utilizando metáforas o ejemplos para hacer declaraciones abstractas más concretas. Y, en cualquier caso, los mensajes y la comunicación deben ser comprensibles para cualquier persona. Por último, específicamente en contextos de crisis, los formadores destacan unánimemente que es fundamental mostrar empatía y demostrar que una organización está manejando la crisis.

Con respecto a las señales visuales, casi todos enfatizan que es importante prestar atención al fondo como un medio para ejercer control sobre la situación. Esto es debido a que los elementos visuales del fondo pueden poner el mensaje en un contexto diferente (tanto positivo como negativo).

La postura recomendada por los preparadores es una abierta, estable y relajada, al estar frente a la cámara. Sin embargo, las recomendaciones sobre los movimientos de manos están divididas: algunos piensan que enfatizan el mensaje pero otros consideran que distraen. Finalmente, en referencia a la apariencia se recomienda esencialmente no llamar la atención y distraer del mensaje.

Por último, las pausas, énfasis vocal, entonación, velocidad del habla y volumen son signos vocales habitualmente mencionados por los formadores. No obstante, no son muy concretos sobre cómo usarlos. Recomiendan pausas y énfasis vocal para enfatizar ciertas cosas, mientras que la entonación no debe ser demasiado monótona. El volumen debe ser lo suficientemente alto y, junto al acento o dialecto, han de ser inteligibles. La velocidad del habla tampoco debe ser demasiado rápida.

Los preparadores de medios vinculan explícitamente las señales visuales con las percepciones de credibilidad, en referencia a investigaciones sobre el engaño. Cuando se percibe a un hablante como engañoso, su credibilidad es mucho menor.

Con respecto a la importancia relativa de las señales verbales, visuales y vocales en el entrenamiento en los medios, podemos concluir que, en general, se considera que la comunicación no verbal tiene una mayor influencia que la comunicación verbal por parte de los formadores de medios. Sin embargo, los aspectos verbales reciben más atención en la formación en medios que los visuales y vocales.

Esto se refleja en que los consejos son más limitados en referencia a los aspectos no verbales. Otra razón puede ser que los aspectos verbales y no verbales están fuertemente entrelazados. Esto significa que entrenar los aspectos verbales también puede tener un impacto positivo automático en el comportamiento no verbal.

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